راهنما و آموزش نرم افزار MS project

[m.ost]

کنترل پروژه یکی از مباحث اصلی مهندسی صنایع است و نرم افزارهای مختلفی برای آن وجود دارد.
یکی از پرکاربردترین این نرم افزارها نرم افزار MS project می باشد. با وجود مدت زمانی که از آمدن این نرم افزار می گذرد، همچنان یکی از پرطرفدارترین نرم افزارها برای کنترل پروژه است.

در این تاپیک مباحث مربوط به این نرم افزار مطرح می شود.

[m.ost]

پیش از پرداختن به کار با نرم افزار آشنایی با یکسری تعاریف اولیه ضروری است. در فایل ضمیمه توضیحاتی مانند تعریف پروژه، مشخصات پروژه، مراحل مدیریت پروژه و ... داده شده است.

[m.ost]

(اطلاعات مربوط به نسخه 2003)
از این پس اطلاعات مورد نیاز برای کار با نرم افزار و منوهای مختلف آن به تدریج ارائه میشود.

اولین قدم برای شروع، تعریف مشخصات پروژه است. در منوی File، گزینه Properties میتوان مشخصات کلی پروژه مانند عنوان (title)، مدیر پروژه، موضوع پروژه، کمپانی و ... را مشخص کرد.

قدم بعدی تعیین اطلاعات پروژه است. از طریق منوی Project گزینه Project information را انتخاب کنید. در پنجره ای که باز میشود اطلاعات کلیدی را باید وارد کرد. مدت زمان اجرای پروژه باید مشخص باشد. به همین منظور دو گزینه وجود دارد، از طریق Schedule from میتوانید انتخاب کنید که تاریخ شروع و یا تاریخ پایان را شما تعیین کنید. در صورتی که شما تاریخ پایان پروژه را مشخص کنید برنامه ریزی رو به عقب و در صورتی که تاریخ آغاز پروژه را مشخص کنید برنامه ریزی رو به جلو خواهد بود. زمانی که تاریخ شروع پروژه را تعیین کنید تاریخ پایان را نرم افزار برای شما مشخص میکند و بالعکس. Current date به صورت پیش فرض تاریخ سیستم عامل است. در Calender میتوانید تقویم پروژه را تعیین کنید که به صورت پیش فرض از نوع استاندارد است، میتوان آن را به صورته 24 ساعته و یا شیفت شب تعیین کرد. Priority برای تعیین اهمیت و وزن پروژه است(در صورتی که چند پروژه را با هم انجام دهیم)

پس از تعیین اطلاعات پروژه، تقویم پروژه باید مشخص گردد. از منوی Tool، از طریق گزینه Change working time میتوان تقویم های پروژه را تعیین کرد. در جلوی For به صورت پیش فرض تقویمی که در Project information تعیین کردید مشاهده میکنید. از طریق Set working time for selected days ، پس از انتخاب ستون روز مورد نظر میتوانید یک روز کاری را به غیر کاری و بالعکس تبدیل کنید(از طریق Set selected days to) گزینه option برای تعیین پیش فرض هاست، مانند روز شروع هفته، آغاز سال مالی (برای ما سال مالی از اول فروردین تا 29 اسفند)، زمان شروع و پایان کار در روز، تعداد روزهای کاری در هر ماه و ... ، ممکن است برای یک پروژه نیاز به دو تقویم باشد که در این صورت از طریق New میتوان یک تقویم جدید ایجاد کرد.


در صورتی که یک تقویم کاری خاص را ایجاد کرده باشید و تمایل دارید که این تقویم به صورت پیش فرض در تمام فایل های MSP ظاهر شود می توانید بدین شیوه عمل کنید.
Tools-> Organize-> calender تقویم هایی که ایجاد کردید available calender نشان داده می شوند، تقویم مورد نظر را انتخاب کرده و با کمک دکمه copy به Global MPTانتقال می دهیم.

[m.ost]

نماهای MSP

فضاهای کاری در MSP، نما یا View نامیده می شوند. در منوی View نماهای مختلف موجود در MSP رو میتونین ببینین.

گانت چارت: پیش فرض نماها در MSP، پس از ورود به نرم افزار، Gantt Chart رو میبینین که در واقع برای نشون دادن فعالیت های پروژه (بعد از اینکه تعریفشون کردین) و اطلاعاتی در مورد اونها از قبیل مدت زمان، زمان شروع و پایان، منبع و سایر اطلاعاتی است که می تونین به صورت ستون اضافه کنین.

نمای Calender: جهت بررسی فعالیت کاری به صورت یک تقویم

Network: پروژه را به صورت شبکه نشان می دهد.

Task Usage: در این نما می توان دید که به هر فعالیت چه منابعی اختصاص داده شده (به همراه اطلاعات مربوط به آن)

Tracking Gantt: مشابه نمای Gantt می باشد با این تفاوت که به همراه خط مبنا میزان انحرافات در برنامه ریزی را نشان می دهد.

Resource Graph: میزان مصرف منابع را در بازه های زمانی مختلف توسط میله هایی نشان می دهد. از این نما می توان برای شناسایی زمان های بیکاری یا برطرف کردن اضافه تخصیص (overalocate) استفاده کرد.

Resource Sheet: برای تعریف منابع از آن استفاده می شود. (Sheet در MSP برای نماهایی استفاده می شود که فاقد گراف یا نمودار باشد)

Resource Usage: بیانگر این است که به هر منبع چه فعالیت هایی تخصیص داده شده است.

More views: نماهای بیشتری را در اختیار قرار می دهد.

Reports: ساختار تعریف شده پیش ساخته ای است جهت چاپ داده های MSP

[m.ost]

(اطلاعات مربوط به نسخه 2003)

وارد کردن فعالیت ها

- برای وارد کردن فعالیت ها در نرم افزار باید ساختار شکست کار (Work Breakdown Structure) را داشته باشیم.

- همانطور که در پست های قبلی هم توضیح داده شد فعالیت ها در نمای گانت چارت که نمای پیش فرض میباشد وارد میشود. در MSP میتوان تا 6 حالت زمان فعالیت ها را وارد کرد: دقیقه، ساعت، روز، هفته، ماه، و سال

- مبنای محاسبه duration یک فعالیت روزهای کاری است. در ستون های جلوی هر فعالیت اطلاعات مختلفی مانند زمان شروع و پایان، منبع، فعالیت های پیش نیاز آن را می توان وارد کرد. در صورت نیاز به وارد کردن اطلاعات اضافی با کلیک راست بر بالای یک ستون و گزینه insert column میتوان ستون های جدیدی ایجاد کرد. به همین ترتیب در صورت نیاز با کلیک راست بر روی یک ردیف و گزینه New task میتوان یک ردیف برای یک فعالیت ایجاد کرد.

*Milestone: زمان شروع و پایان پروژه را با Milestone مشخص میکنیم. Milestone بیانگر یک رویداد مهم در پروژه است مانند وقتی که یک فاز از پروژه شروع میشود و یا به اتمام میرسد. زمان آن صفر میباشد.

[m.ost]

انواع روابط بین فعالیت ها

چهار نوع ارتباط بین فعالیت ها وجود دارد:

Finish to Start

Start to Start

Finish to Finish

Start to Finish

هر فعالیت باید یک پیش نیاز و یک پس نیاز داشته باشد و اگر نداشت باید start و finish پیش نیاز و پس نیاز آن قرار داده شود. می توان از نمای گانت چارت پیش نیازی و پس نیازی را تعیین کرد، بدین صورت که ماوس را برروی میله فعالیت مورد نظر برده و آن را به ابتدای فعالیت پس نیاز وصل میکنیم (ارتباط از نوعه finish to start) در صورتی که بخواهیم نوعه ارتباط تغییر یابد در نمای گانت بر روی فلش ارتباطی کلیک کرده و در پنجره task dependency نوعه ارتباط مورد نظر را تعیین میکنیم.

Lag time: (تاخیر در کار) باعث میشود که فعالیت پس نیاز پس از گذشت مدت زمانی از خاتمه فعالیت پیش نیاز شروع شود. lag یک تاخیر برنامه ریزی شده است. برای وارد کردن lag روی فعالیت مربوطه در نمای گانت دابل کلیک کرده و در predecessor آن را به صورت واحدهای زمانی یا به صورت درصدی با علامت مثبت وارد میکنیم.

ایجاد گسیختگی(split) روی کار یک فعالیت: به معنی توقف در وسط کار یک فعالیت است و از دو نوعه برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده میباشد. با کلیک راست بر روی میله فعالیت میتوان روی آن split ایجاد کرد. تنظیم نوار زمان بندی (time scale) پیش از ایجاد split به راحتی کار کمک میکند، مثلا اگر Split در مقیاس ساعت است میتوان نوار زمانبدی را هم در مقیاس ساعت تنظیم کرد.

*بر روی یک فعالیت میتوان بیش از یک split ایجاد کرد.

*با کشیدن split به چپ و راست میتوانیم زمان آن را تغییر دهیم.

*زمان split در duration فعالیت به حساب نمی آید.

*اگر یک فعالیت گسیخته شده مجددا زمانبندی شود مثلا تاریخ شروع آن تغییر کند به تمام split های فعالیت سرایت میکند و همگی از نو زمانبندی میشود. اما حالت آن حفظ میگردد.

*جهت حذف یک شکاف باید یکی از قطعات فعالیت را با ماوس گرفته و جابه جا کنیم تا به دیگری بچسبد.

[m.ost]

(اطلاعات مربوط به نسخه 2003)

منابع(Resources)
منابع شامل الف/ منابع انسانی ب/ منابع مصرفی ج/ماشین آلات د/ تجهیزات

*دو دسته منبع داریم:

الف/ منابع کاری: افراد، تجهیزات و ماشین آلات هستند و با زمان سروکار دارند و پس از پایان پروژه تمام نمی شوند.

ب/ Material resources: که در چرخه پروژه مصرف می شود و پس ار پایان پروژه به اتمام می رسند.

*در MSP اجباری به تعریف و تخصیص منابع نیست.

- برای وارد کردن منابع از نمای Resource Sheet استفاده می کنیم.
1. Type: نوعه منبع (در نسخه 2007 cost هم به گزینه های آن اضافه شده است)
2. Material Label: واحد منبع میباشد، برای منابعی از جنس work چون واحد آن زمان است material label نداریم.
3. initial: خلاصه ای از نام منبع را نشان میدهد.
4. Group: برای دسته بندی منابع کاربرد دارد.
5. Max Units: حداکثر میزان منبع در دسترس که میتوانیم براساس درصد یا عدد وارد کنیم.
-- در صورتی که بیش از این مقدار از منبع استفاده شود overalocate میشود.

6. Std Rate: نرخ هزینه استاندارد واحد منبع است. برای منابع work براساس واحد زمان باید وارد شود و می تواند براساس 6 واحد زمانی MSP باشد.
7. Ovt Rate: میزان هزینه اضافه کار منابع می باشد و تنها برای منابع work کاربرد دارد.
8. Cost/use: هزینه های ثابت یک منبع مثل انبارداری، مکان، فضا...
9. Accrue At: نحوه محاسبه هزینه های منابع می باشد و دارای سه گزینه است.
--start: در صد پیشرفت که بدهیم با شروع فعالیت کل هزینه منبع بر روی فعالیت شارژ می شود.
--Prorated: هزینه منبع به نسبت درصد پیشرفت محاسبه می گردد.
--End: هزینه منبع پس از پایان فعالیت محاسبه می گردد.

10. Base Calender: تقویم منابع منبع می باشد که به صورت پیش فرض همام تقویم پروژه است.
11. Code: به عنوان مثال برای منابع انسانی کد پرسنلی.

[m.ost]

(اطلاعات مربوط به نسخه 2003)

تخصیص منابع

- به معنی تخصیص یک یا چند منبع به یک فعالیت

با استفاده از تخصیص منابع میتوان به سوالات زیر پاسح داد:

*چه منبعی روی چه فعالیتی و در چه زمانی کار می کند.

*منابع در چه زمان هایی بیکار می باشند و یا با حداکثر ظرفیت خود کار نمی کنند.

*مقدار مصرف منابع برای هر فعالیت و نیز در بازه های زمانی مشخص تعیین می شوند.

- برای تخصیص منبع به یک فعالیت برای روی دوبار کلیک کرده و در پنجره باز شده در Resources، منبع را از بین منابع تعیین می کنیم.

*اگر بخواهیم یک یا چند منبع از منابع تخصیص یافته بر روی یک فعالیت کارشان را زودتر از پایان فعالیت بر روی فعالیت مربوطه پایان دهند از نمای task usage، بر روی منبع مربوطه دوبار کلیک کرده و در General تاریخ مربوطه را عوض کرده و زودتر از تاریخ پایان فعالیت قرار می دهیم.

*اگر بخواهیم یک منبع دیرتر از زمان شروع فعالیت و زودتر از زمان پایان فعالیت کارش را شروع و پایان دهد، برای آن start و finish تعیین می کنیم.

[m.ost]

(اطلاعات مربوط به نسخه 2003)

تسطیع منابع (leveling)
هر منبع ممکن است در سه وضعیت قرار گیرد:
1. under allocation: میزان کار تخصیص یافته به منبع از حداکثر ظرفیت منبع کمتر است.
2. fully allocation: میزان کار تخصیص یافته به منبع با حداکثر ظرفیت منبع برابر است.
3. over allocation: در این حالت میزان کار تخصیص یافته به منبع از حداکثر میزان ظرفیت منبع بیشتر است.


*هدف تسطیع منابع از بین بردن حالت over allocation است. برای چنین منبعی فعالیت مربوطه در بازه زمانی مورد نظر انجام نمی شود.

تسطیع منابع به دو صورت انجام می گیرد:

1. توسط MSP: به این صورت tools->level resources-> resource leveling در leveling calculation حالت automatic

توصیه می شود که از این روش استفاده نشود چون ممکن است زمان فعالیت و حتی پروژه به تعویق بیفتد.

2. به صورت دستی: از آنجا که منابع که به رنگ قرمز درآمده در حالت over allocate هستند، پس از مشاهده چنین منابعی به این صورت می توان عمل کرد:

Tools-> level resources-> level now

ممکن است لازم باشد منابع را چندین بار تسطیع کنیم. مثلا یک بار تسطیع را به صورت هفتگی و برای بار دوم به صورت روزانه تسطیع کنیم.

[m.ost]

(اطلاعات مربوط به نسخه 2003)

پیگیری پیشرفت پروژه

*به معنای ثبت جزئیات پروژه می باشد، مانند این که آیا آغاز و پایان فعالیت ها مطابق با برنامه بوده است و اگر نبوده چه عاملی باعث تغییرات شده است.

برای تعیین پیشرفت پروژه احتیاج به یک خط مبنا (Base line) داریم. خط مبنا از وضعیت فعلی پروژه یک تصویر گرفته و ذخیره می کند. MSP قابلیت ذخیره تا 11 خط مبنا را داراست.

Tools-> Tracking-> save Base line

زمان های ذخیره کردن خط مبنا

1. همیشه قبل از وارد کردن مقادیر واقعی (Actual) یا درصد پیشرفت فعالیت Percent complete باید خط مبنا را ذخیره کنیم.

2. در بازه های زمانی مشخص

3. زمان هایی که تغییرات مهمی در پروژه به وجود می آید. مثل تاخیر، تغییر کارفرما و ...