اقدام برای گرفتن پذیرش از دانشگاه یک فرآیند نسبتا طولانی است که معمولا چندین ماه به طول می‌انجامد. ابتدا شما باید به جستجو برای دانشگاه‌های مورد نظرتان بپردازید و مشخص کنید که برای کدام دانشگاه‌ها در چه کشور یا کشورهایی مایلید اقدام کنید. بدین منظور باید به دنبال دانشگاه‌هایی باشید که رشته مورد نظر شما را ارائه می‌دهند. این رشته ممکن است رشته مقطع تحصیلی قبلی شما باشد یا این که ممکن است رشته‌ای جدید باشد که مایلید به آن تغییر رشته دهید.

برای انجام این جستجوها شما زمان نسبتا زیادی احتیاج دارید. اگر فرض کنیم که شما قصد دارید پاییز سال ۲۰۱۳ تحصیل خود را در یکی از دانشگاه‌های خارجی شروع کنید باید انتخاب خودتان را در تابستان سال ۲۰۱۲ انجام داده باشید تا در اوایل پاییز اقدام برای دانشگاه‌ها را آغاز نمایید، چون اغلب دانشگاه‌ها زمان مشخصی را برای ارسال مدارک تعیین می‌کنند. به این زمان اصطلاحاً ددلاین (deadline) گفته می‌شود. معمولا ددلاین دانشگاه‌ها به خصوص در مورد دانشگاه‌های کانادا و آمریکا اواخر پاییز یا اوایل زمستان است.

هر دانشگاهی که برای آن اقدام می‌کنید یک ددلاین خاص دارد که شما باید کارهای پذیرش را تا قبل از آن تاریخ انجام داده باشید. این کارها شامل آماده کردن مدارک مورد نیاز دانشگاهی که برای آن تقاضا می‌دهید و ارسال آن‌ها به دانشگاه، دادن یکی از امتحان‌های زبان TOEFL یا IELTS، امتحان GRE درصورتی که برای دانشگاه‌هایی اقدام می‌کنید که نمره این امتحان را نیاز دارند - مانند دانشگاه‌های آمریکا و برخی دانشگاه‌های کانادا - و پر کردن فرم‌های درخواست پذیرش می‌باشد. ددلاین بسیاری از دانشگاه‌ها به خصوص دانشگاه‌های آمریکا و کانادا اواخر پاییز است. البته برخی دانشگاه‌ها ددلاین دیرتری هم دارند ولی اگر شما نیاز به کمک هزینه تحصیلی هم داشته باشید باید قبل از ددلاینی که برای آن تعیین می‌شود که معمولا اواخر پاییز و یا اوایل زمستان است کارهای پذیرش را تکمیل کرده باشید. بهتر است که حدود یک ماه قبل از ددلاین کارهای پذیرش شما یعنی فرستادن مدارک و پر کردن فرم‌های درخواست پذیرش به اتمام رسیده باشد. مدارکی که هر دانشگاه احتیاج دارد متفاوت است ولی اکثرا شامل ترجمه رسمی ریزنمرات و دانشنامه، نمره امتحان زبان، توصیه‌نامه از استادها، رزومه، و Statement of Purpose می‌باشد.

نکات مهم

• برای ثبت نام در آزمون‌های زبان معمولا باید دو الی سه ماه قبل از زمان امتحان اقدام کنید. در بسیاری از مواقع تاریخ امتحان مورد نظر شما به سرعت پر می‌شود. بنابراین مرتب سایت مربوط به ثبت نام در آزمون‌ها را چک کنید.
• دقت کنید که تهیه برخی مدارک زمانبر است. به عنوان مثال نتیجه آزمون‌های زبان معمولا با چند هفته تاخیر به دست شما می‌رسد. مثلا برای آزمون IELTS، کارنامه آزمون دو هفته بعد از امتحان به دست شما خواهد رسید، یا نمره آزمون GRE (نوع paper-based) را شش هفته بعد از امتحان دریافت می‌کنید. بنابراین حتما زمان آماده شدن نتایج امتحان و ارسال آن‌ها به دانشگاه را در نظر بگیرید. برخی از دانشگاه‌ها در صورتی که نمره زبان شما را به موقع دریافت نکنند بقیه مدارک را نیز بررسی نمی‌کنند. در صورتی که نمرات زبان شما دیر آماده می‌شوند حتما از دانشگاه پرس و جو کرده و مطمئن شوید که دیر رسیدن نمرات را قبول می‌کنند.
• یکی از مدارک مهم دیگر توصیه‌نامه از استادان است. از آنجا که ممکن است استادها سر موقع توصیه‌نامه آنلاین را پر نکنند و یا فرم توصیه‌نامه کاغذی را به موقع برای ارسال به شما تحویل ندهند زمان مناسبی برای اینکار در نظر بگیرید و حتما حداقل یک ماه قبل از تاریخی که می‌خواهید اپلیکیشن را کامل نمایید و مدارک را برای دانشگاه بفرستید برای گرفتن توصیه‌نامه‌ها اقدام نمایید.
• برای تهیه ریز نمرات و مدارک کارشناسی و ارشد و ترجمه آن‌ها زمان کافی در نظر بگیرید (به عنوان مثال اگر می‌خواهید مدارک را خریداری کنید و یا از طریق عدم کاریابی آزاد نمایید). در مورد مدت زمانی که طول میکشد تا مدارک به دست شما برسد از دانشگاه محل تحصیل‌تان پرس و جو کنید. دقت کنید که ترجمه مدارک ممکن است یک هفته و یا بیشتر طول بکشد. بنابراین این کار را برای روزهای آخر نگذارید. اگر فرضا برای پنج دانشگاه تقاضا می‌دهید و همه آنها تنها یک نسخه از ریز نمرات و مدرک را نیاز دارند سعی کنید تمام این پنج نسخه را در یک نوبت سفارش دهید تا هزینه کاهش یابد و در زمان نیز صرفه‌جویی شود.
• در صورتی که نام دروس تخصصی خود را به زبان مورد نظر که ترجمه به آن صورت می‌گیرد (مثلا انگلیسی) می‌دانید ترجمه آن‌ها را در اختیار مترجم قرار دهید تا عیناً به همان صورت که مورد نظر شماست در ترجمه رسمی نوشته شود.
• لیست مدارکی را که باید برای دانشگاه بفرستید چندین بار چک کنید تا چیزی را از قلم نیندازید. نقص مدارک ممکن است به رد درخواست پذیرش شما منجر شود.

انتخاب دانشگاهی که برای شما مناسب باشد به عوامل مختلفی بستگی دارد. انتخاب درست دانشگاه شانس شما را برای گرفتن پذیرش بالا می‌برد. شما می‌توانید دانشگاه‌هایی را که رشته شما را ارائه می‌دهند پیدا کرده و سپس در دپارتمان رشته مورد نظر به جستجو بپردازید تا مطمئن شوید که زمینه‌های تحقیقاتی در دپارتمان با علائق شما همخوانی دارد. می‌توانید در بخش‌هایی از سایت مانند Faculty Research Areas برای این منظور جستجو نمایید. توجه داشته باشید که هر چقدر تحقیقات استادان به پیشینه تحقیقاتی شما نزدیک‌تر باشد شانس شما برای برقراری تماس با استاد و جلب نمودن نظر وی و همچنین گرفتن پذیرش بیشتر می‌گردد.

پس از انتخاب دانشگاه‌هایی که رشته و گرایش مورد نظر شما را ارائه می‌دهند باید به یک سری نکات اساسی در این مورد توجه نمایید. در سایت هر دانشگاه (معمولا در قسمت Admission requirements) حداقل‌های لازم برای متقاضیان دانشگاه نوشته شده است. به عنوان مثال برخی از دانشگاه‌ها حتما یک حداقل معدل برای متقاضیان در نظر می‌گیرند. مسلما باید در زمان انتخاب دانشگاه، دانشگاهی را انتخاب کنید که حداقل‌های مورد انتظار آن را داشته باشید. البته داشتن حداقل‌ها برای پذیرش کافی نیست و درصورتی شانس پذیرش دارید که شرایط شما از حداقل شرایطی که دانشگاه نیاز دارد بهتر باشد. مثلا معدل شما از حداقل معدلی که دانشگاه برای متقاضیان تعیین کرده بیشتر باشد، به همین ترتیب نمره زبان شما، نمره امتحان GRE و … از حداقل‌هایی که در سایت دانشگاه نوشته شده بیشتر باشد. البته این نکته را هم در نظر بگیرید که در برخی از دانشگاه‌ها علاوه بر حداقل‌هایی که دانشگاه تعیین کرده دپارتمان مربوط به هر رشته نیز ممکن است شرایط خاصی برای متقاضیان تعیین کرده باشد. بنابراین فراموش نکنید تا سایت دپارتمان را نیز چک کنید. بررسی رزومه افرادی که در سال‌های قبل از دانشگاه پذیرش گرفته‌اند و مقایسه آنها با رزومه خودتان می‌تواند تا حدودی برای شما مشخص سازد که رزومه شما برای آن دانشگاه مناسب است یا خیر.

برای صرفه جویی در وقت برای هر دانشگاهی که انتخاب می‌نمایید یک پوشه(Folder) درست کرده و اطلاعات مربوط به دانشگاه مانند صفحات مهم حاوی اطلاعاتی مانند ددلاین‌ها، Admission requirements ،Faculty Research Areas و … را ذخیره نمایید تا بعدا سر فرصت به مطالعه آنها بپردازید.

دیتابیس دانشگاه‌های آکادمیاکافه امکانات خوبی به شما ارائه می‌دهد تا بتوانید دانشگاه‌های مورد نظر خود و آدرس وب‌سایت این دانشگاه‌ها را راحت‌تر بیابید. همچنین اطلاعات پذیرش، از جمله ملزومات پذیرش (minimum requirements) برای گرفتن پذیرش از بعضی از دانشگاه‌ها در دیتابیس وارد شده است. دیتابیس به شما امکان دسترسی ساده و جستجو و مرتب‌سازی این اطلاعات را می‌دهد و از این نظر در وقت شما صرفه‌جویی خواهد شد.

سایر نکاتی که می‌توانید در انتخاب دانشگاه مد نظر داشته باشید:

• ددلاین برای افرادی که متقاضی گرفتن کمک هزینه هستند ممکن است با ددلاین برای پذیرش بدون فاند متفاوت باشد، مثلا ممکن است دانشگاهی بگوید که تا ۱۵ ژانویه ددلاین برای کسانی هست که کمک هزینه هم می‌خواهند ولی کسانی که کمک هزینه نمی‌خواهند تا اول مارچ هم برای اپلای وقت دارند. بنابراین در بین انتخاب‌هایتان سعی کنید دانشگاه‌هایی که ددلاین دیرتری دارند را نیز در نظر بگیرید چون ممکن است مدارک شما به موقع و در زمانی که انتظار داشتید آماده نشود.
• نحوه درخواست مدارک: برخی دانشگاه‌ها نیازی ندارند که مدارک را برای آنها پست نمایید و تنها می‌خواهند که اسکن مدارک را برای آنها ایمیل کنید و یا در سایت آپلود نمایید که به این ترتیب هزینه پست پایین خواهد آمد. برخی دانشگاه‌ها هم حتما از شما می‌خواهند که مدارک را پست کنید. دقت کنید که دانشگاه‌ها گاهی از هر مدرک چند نسخه نیاز دارند. برخی دانشگاه‌ها از برخی مدارک مثلا ریزنمرات و مدرک پایان تحصیل دو نسخه می‌خواهند. به محلی که باید مدارک را بفرستید دقت کنید. بعضی از دانشگاه‌ها می‌خواهند که مدارک در دو سری فرستاده شوند، یک سری به دپارتمان رشته و یک سری به Graduate Office. ممکن است در مواردی دانشگاه قبول کند که به دلیل هزینه‌های پست، مدارک مثلا فقط به Graduate Office فرستاده شود و سپس آنها یک نسخه را به دپارتمان بفرستند. حتما قبل از ارسال مدارک در این مورد پرس و جو نمایید.
• فاند: برخی از دانشگاه‌ها به صراحت در سایت خود ذکر می‌کنند که برای دانشجوی اینترنشنال فاندی ندارند. حتما سایت دانشگاه را به دقت بخوانید و در صورت امکان از دانشجویان ایرانی دانشگاه در این مورد پرس و جو کنید. همچنین برای دانشگاه‌های آمریکا می‌توانید در سایت US News ببینید که چند درصد از افرادی که از دانشگاه مورد نظر تقاضای فاند کرده‌اند موفق به گرفتن آن شده‌اند.
• جواب خوب از استادها: یکی از عوامل تاثیر گذار برای اکثریت رشته‌های تحصیلی (به غیر از رشته‌هایی مانند ‌Business) ارتباط با یکی از استادها در دپارتمان رشته مورد نظر شما می‌باشد. در بسیاری از دانشگاه‌ها استادها تاثیر به سزایی در پذیرفته شدن یک دانشجو دارند. بنابراین سعی کنید برای دانشگاه‌هایی اپلای کنید که در آنها توانسته‌اید نظر یکی از استادها را جلب نمایید.

با توجه به اینکه اقدام برای مقاطع مختلف تحصیلی ممکن است با یکدیگر متفاوت باشد در زیر نکات مربوط به گرفتن پذیرش در مقاطع کارشناسی، ارشد، و دکترا به صورت جداگانه آورده می‌شود.

معمولا تعداد افرادی که می‌خواهند برای کارشناسی اقدام کنند کمتر از دو گروه دیگر است. این افراد معمولا به سه دسته تقسیم می‌شوند. کسانی که به تازگی دیپلم گرفته‌اند و می‌خواهند مقطع کارشناسی را در یکی از دانشگاه‌های خارجی شروع کنند. کسانی که یک مدرک کارشناسی دارند و می‌خواهند به دلایلی مثل تغییر رشته و … دوباره در مقطع کارشناسی ادامه تحصیل دهند، و دسته سوم کسانی که اواسط دوره کارشناسی هستند و قصد دارند تا به یک دانشگاه خارجی ترنسفر کنند.

نکات مهم:

• معمولا افرادی که برای کارشناسی اقدام می‌کنند رزومه چشمگیری ندارند. تنها نکات برجسته معدل دیپلم (و پیش دانشگاهی) و نمره امتحان زبان آنهاست.
• ‌ برای مقطع کارشناسی معمولا شانس زیادی برای گرفتن فاند وجود ندارد. البته کسانی هم هستند که قبل از ورود به دوره کارشناسی رزومه قابل توجهی مثل مقاله و یا برنده شدن در مسابقات و یا المپیادها داشته باشند که مسلما گرفتن پذیرش به همراه فاند برای این افراد بسیار راحت‌تر است.
• ترنسفر کردن از یک دانشگاه داخلی به دانشگاه‌های خارج معمولا مشکل است. بنابراین پرس و جوهای لازم را در این زمینه انجام دهید ولی روی این گزینه زیاد حساب نکنید.

در سال‌های اخیر تعداد افرادی که برای مقطع ارشد اقدام می‌کنند رو به افزایش است. این افراد یا دوره کارشناسی را به اتمام رسانده اند و برای ارشد اول اقدام می‌کنند و یا اینکه یک مدرک ارشد را دریافت کردند و برای مدرک ارشد دوم اقدام می‌نمایند.

معمولا توصیه می‌شود که اگر فردی مدرک کارشناسی خود را از دانشگاه‌هایی که در خارج از کشور شناخته شده‌اند (مانند شریف، تهران، صنعتی اصفهان، …) دریافت کرده است و می‌خواهد برای گرفتن پذیرش در مقطع کارشناسی ارشد در دانشگاه‌های آمریکا اقدام کند به جای این کار برای پذیرش مستقیم به مقطع دکترا اقدام نماید، زیرا بدین ترتیب شانس بیشتری برای گرفتن فاند خواهد داشت. البته این مساله کاملا به شرایط فرد بستگی دارد و هیچ کس به جز خود فرد نمی‌تواند در این مورد تصمیم بگیرد. مثلا ممکن است فردی در مقطع کارشناسی روی گرایشی کار کرده و تصمیم دارد برای دکترا در یک گرایش دیگر کار کند و یا تغییر رشته دهد. این فرد می‌تواند با اقدام برای ارشد هم تجربه درس خواندن در یک دانشگاه خارجی (چه در اروپا، چه در آمریکا و چه در کانادا یا استرالیا) را بدست آورد و هم برای تغییر رشته و گرایش آماده شود.

نکات مهم:

• نکات مختلفی می‌تواند برای افزایش شانس پذیرش در این مقطع موثر باشد. مانند معدل کارشناسی، نمره زبان، نمره آزمون GRE برای دانشگاه‌های آمریکا و داشتن سابقه پژوهشی.
• معمولا پس از پایان مقطع کارشناسی از افراد انتظار نمی‌رود که مقاله داشته باشند ولی در هر صورت داشتن مقاله نکته مثبت تلقی می‌شود.
• برای کسانی که برای مقطع ارشد اقدام می‌کنند به خصوص در مورد دانشگاه‌های آمریکا معمولا شانس زیادی برای گرفتن فاند وجود ندارد، با اینحال این بدین معنی نیست که این افراد هیچ شانسی برای گرفتن فاند ندارند. بسیاری از افرادی که از دانشگاه‌های شریف و تهران فارغ التحصیل شده‌اند پذیرش همراه با فاند از دانشگاه‌های آمریکا گرفته‌اند. این مساله بیشتر به دلیل شناخت بیشتری هست که از این دو دانشگاه وجود دارد. البته این بدین معنی نیست که دانشجویان سایر دانشگاه‌ها شانسی برای گرفتن پذیرش با فاند ندارند. آنها هم در صورت داشتن معدل و نمره آزمون زبان بالا برای پذیرش با فاند شانس خواهند داشت. همچنین می‌توانند با داشتن مقاله رزومه خود را تقویت کنند و پذیرش همراه با فاند بگیرند.

دکترا آخرین مقطع تحصیلی است که فرد می‌تواند برای آن اقدام کند. افرادی که برای دکترا اقدام می‌کنند اکثرا مقطع کارشناسی ارشد را به پایان رسانده‌اند. البته می‌توان پس از پایان مقطع کارشناسی برای دکترای مستقیم در دانشگاه‌های آمریکا اپلای کرد. در مقطع دکترا امکان گرفتن فاند بسیار بیشتر از دو مقطع قبلی است.

نکات مهم:

• گرفتن پذیرش در مقطع دکترا در سال‌های اخیر با توجه به افزایش تعداد متقاضیان مشکل تر شده و به همین دلیل داشتن رزومه قوی برای گرفتن پذیرش لازم است. داشتن مقاله برای گرفتن پذیرش بسیار مهم و نشان‌دهنده یک پیشینه تحقیقاتی قوی است. البته این بدین معنی نیست که بدون مقاله نمی‌توان پذیرش گرفت. به خصوص در مورد رشته‌هایی که دادن مقاله در آنها سخت است.
• باید در نظر داشت که مهمترین عامل مقاله نیست. معدل مقاطع قبلی همچنین نمره آزمون GRE (برای پذیرش از دانشگاه‌های آمریکا) و آزمون‌های تافل/آیلتس اهمیت زیادی دارد. به طور کلی دانشگاه‌ها رزومه فرد را به صورت کلی در نظر می‌گیرند و اینطور نیست که مثلا فردی تنها به دلیل نداشتن مقاله پذیرش نگیرد. البته این امر ممکن است در صورت پایین بودن نمره امتحانات زبان،GRE ، و یا معدل اتفاق بیافتد. به عنوان مثال دانشگاه حداقل نمره برای آزمون IELTS را ۷ تعیین کرده است و برای فردی که نمره ۶/۵ در آزمون کسب کرده همین دلیل کافی است تا پذیرش نگیرد. البته گاهی اوقات به چنین فردی ممکن است پذیرش مشروط داده شود تا فرد دوباره در امتحان زبان شرکت کند و نمره لازم را کسب نماید. اما در مورد معدل و نمره GRE ممکن است سخت گیری بیشتری نشان داده شود. مثلا برای بعضی از دانشگاه‌های کانادا معدل بسیار مهم است و صراحتا در سایت خود ذکر کرده‌اند که کسی که اپلای می‌کند باید معدلش از نمره خاصی مثلا ۱۵ بالاتر باشد.