بطور کلی یکی از اصلی‌ترین مراحل اقدام برای گرفتن پذیرش، پر کردن فرم‌های فراهم شده توسط دانشگاه‌هاست که اطلاعات کلی و مورد نیاز فرد متقاضی را جمع آوری می‌کند. اکثر قریب به یقین دانشگاه‌ها نیازمند به ثبت اطلاعات متقاضی از طریق این فرم‌ها هستند.

اکثر این فرم‌ها بصورت آنلاین و در موارد کمی بصورت کاغذی (hard copy) وجود دارند. نوع فرم‌ها به دانشگاه مقصد بستگی دارد.

در فرم آنلاین معمولا متقاضی بعد از ساختن پروفایلی مخصوص به خود، اطلاعات خواسته شده را بصورت آنلاین وارد کرده و در پایان فرم را تایید می‌کند. امکان ذخیره اطلاعات وارد شده نیز معمولا فراهم شده تا دانشجو بتواند اطلاعات را با دقت وارد کند. پس از تایید نهایی و ارسال اطلاعات معمولا امکان ویرایش فرم وجود ندارد، اما قبل از ارسال نهایی معمولا می‌توانید به دفعات اطلاعات وارد شده را ویرایش کنید.

بعضی دانشگاه‌ها از فرم‌های کاغذی به جای فرم‌های آنلاین استفاده می‌کنند. در این موارد داوطلب فرم مخصوص که در سایت دانشگاه آورده شده را پرینت کرده و اطلاعات آن را پر کرده و امضا می‌کند و همراه سایر مدارک برای دانشگاه پست می‌کند.

اطلاعات خواسته شده در این فرم‌ها بسته به دانشگاه و دپارتمان بسیار متغیر است، اما بطور کلی معمولا اطلاعات زیر از داوطلب درخواست می‌شود:

نام - نام خانوادگی – تاریخ تولد – محل اقامت - مقطع تحصیلی مورد نظر – رشته مورد نظر – مقطع تحصیلی گذرانده شده – رشته گذرانده شده – تاریخ دریافت مدرک تحصیلی – نمره(ها)ی زبان - آدرس محل سکونت – آدرس پستی – پست الکترونیکی – سوابق کاری - سوابق مجرمانه و غیره

در بعضی موارد، دانشگاه درخواست می‌کند که رزومه و Statement of Purpose را نیز در این قسمت وارد کنید. این مورد می‌تواند بصورت آپلود فایل جداگانه و یا نوشتن متن مورد نظر در محلی مشخص باشد که در بعضی موارد حداکثر تعداد لغات مجاز قابل استفاده در متن نیز ذکر می‌گردد.

معمولا در application formها قسمتی برای توصیه‌نامه‌ها (recommendation) اختصاص داده می‌شود. در این حالت متقاضی باید به تعداد مورد نیاز (معمولا ۲ یا ۳ نفر) از استادان خود را به عنوان recommender معرفی نماید. این مرحله در فرم‌های آنلاین معمولا بصورت نوشتن ایمیل recommender توسط متقاضی در فیلد مخصوص انجام می‌گیرد. پس از وارد کردن ایمیل، معمولا لینکی حاوی اطلاعات درخواستی برای recommend کردن دانشجو به فرد recommender فرستاده می‌شود. در بسیاری از مواقع دانشجو می‌تواند با انتخاب گزینه‌ای در application form درخواست کند که متن توصیه‌نامه ارسالی توسط استاد خود را ببیند. بصورت کلی پیشنهاد می‌گردد این گزینه را انتخاب نکنید تا اصل محرمانه بودن توصیه‌نامه رعایت گردد.

همچنین در مواردی (بیشتر در کشور امریکا) ممکن است نوع ویزای درخواستی توسط دانشجو نیز پرسیده شود. در حالت معمول برای دانشجویی که برای یک مقطع تحصیلی به کشور امریکا می‌رود، ویزای دانشجویی و از نوع F-1 خواهد بود. ویزای دانشجویی در دسته ویزاهای موقت (temporary) قرار می‌گیرد.

در بعضی از فرم‌ها اطلاعاتی از داوطلب درخواست می‌گردد که جواب به آنها الزامی نیست. این اطلاعات معمولا شامل جنسیت، نژاد و مذهب می‌شوند. این موارد در روند پذیرش تاثیری نداشته و تنها برای گرفتن آمار کلی بکار می‌رود. * درصورت پر کردن قسمت نژاد، نژاد مربوط به ایرانیان white خواهد بود.

پس از پر کردن فرم‌های آنلاین معمولا از شما درخواست می‌شود که هزینه بررسی این مدارک (شناخته شده به نام application fee) را بپردازید. در این قسمت معمولا باید با استفاده از کارت‌های الکترونیکی debit یا credit و یا چک‌های مربوط به بانک‌های خارجی این هزینه را پرداخت کرد.

در مواردی درصورتیکه application form بصورت کاغذی باشد و دانشگاه خواهان گرفتن application fee باشد، معمولا قسمتی برای این منظور اختصاص داده می‌شود که دانشجو شماره کارت (و دیگر اطلاعات مورد نیاز) را در قسمت مورد نظر بنویسد. پس از دریافت مدارک شما توسط دانشگاه، مبلغ مورد نظر از کارت شما کسر خواهد شد. برای توضیحات بیشتر در مورد کارت‌های اعتباری به بخش پرداخت با کارت اعتباری مراجعه نمایید.

College attend to date: تاریخ رسمی اتمام آخرین ترم تحصیلی (بر اساس کارنامه)

College attend from date: تاریخ رسمی شروع تحصیل (بر اساس کارنامه)

College degree date: تاریخ فارغ‌التحصیلی که در دانشنامه ذکر شده

Expected degree date: تاریخ احتمالی فارغ‌التحصیلی (این گزینه به دانشجویانی اختصاص دارد که تحصیلات خود را به اتمام نرسانده‌اند یا کسانی که به هر دلیلی دریافت مدرک آنها از طرف آموزش، کمیسیون و … تعلیق شده یا به تعویق افتاده است)

در مواردی دانشجویان پس از ارسال نهایی فرم و پرداخت وجه متوجه اشکالاتی جزئی در application form شده‌اند. برای رفع این موارد پیشنهاد می‌شود که از پر کردن دوباره فرم پرهیز کنید، اینکار می‌تواند مشکلاتی در پرونده شما ایجاد کند. برای رفع این مشکلات پیشنهاد می‌شود که ابتدا با ایمیل (معمولا با admission office ، international office ، و یا graduate coordinator دانشگاه) ارتباط برقرار کنید. درصورتی که پاسخی دریافت نکردید با شماره تلفن‌های موجود ارتباط برقرار کنید تا مشکل رفع گردد.