توصیه‌نامه یا همان recommendation letter و یا letter of recommendation یکی از موارد بسیار مهم در روند گرفتن پذیرش است و اگرچه در نگاه اول ممکن است کم اهمیت به نظر برسد، اما می‌تواند یکی از عوامل بسیار موثر در فرآیند پذیرش باشد.

توصیه‌نامه نامه‌ای است که فردی با صلاحیت (معمولا استاد دانشگاه) که قبلا با شما در امور تحصیلی یا حرفه‌ای کار کرده‌است، می‌نویسد و با ذکر خصوصیات خوبتان شما را به اصطلاح «توصیه» می‌کند. شهرت نویسنده در اهمیت و اعتبار توصیه‌نامه تاثیر بسزایی دارد و اگر استادی داشته‌اید که در رشته خودش شهرت جهانی دارد، توصیه‌نامه خوب او می‌تواند کلید پذیرش شما باشد. طبیعتا دسترسی به چنین افرادی در اغلب مواقع ساده نیست. به همین خاطر گرفتن توصیه‌نامه از چنین اشخاصی تنها برای عده‌ی محدودی از دانشجویان ممکن است و اغلب دانشجویانی که به دنبال پذیرش هستند از استادان خود که احتمالا در سطح جهانی مشهور نیستند توصیه‌نامه می‌گیرند و بسیاری از این افراد با همین توصیه‌نامه‌ها می‌توانند پذیرش بگیرند.

در بعضی مواقع وقتی که از استادی درخواست توصیه‌نامه می‌کنید، استاد از شما می‌خواهد که خود متنی برای توصیه‌نامه آماده کنید و استاد تنها آن را برای شما امضا می‌کند و شما آن را همراه با باقی مدارک می‌فرستید. در این صورت حتما با روش نوشتن توصیه‌نامه آشنایی پیدا کنید. برای این کار می‌توانید چند توصیه‌نامه را که به وفور در اینترنت یافت می‌شوند بخوانید و مشابه آن‌ها را به زبان خود بنویسید.

دقیقا برعکس مورد بالا نیز پیش می‌آید که استاد بدون این که شما بدانید چه نوشته است توصیه‌نامه‌ای برای شما می‌نویسد و به آدرس اینترنتی‌ای که دانشگاه مقصد برای این منظور ایجاد کرده است می‌فرستد و شما نخواهید فهمید که او در مورد شما چه گفته است.

اگر چه دو حالت فوق کم نیستند، اما در اغلب اوقات گرفتن توصیه‌نامه بین این دو حالت می‌باشد. به این ترتیب که مثلا شما نامه را خودتان می‌نویسید اما استادتان تغییرش می‌دهد و آن را در پاکت نامه می‌گذارد و در آن را می‌چسباند (یا به اصطلاح seal می‌کند) و به شما تحویل می‌دهد تا همراه با بقیه مدارک خود بفرستید.

برای گرفتن توصیه‌نامه از استاد‌هایی که خودشان نامه را می‌نویسند، حتما با استاد صحبت کنید و بپرسید که آیا ایشان مایل است توصیه‌نامه خوبی برای شما بنویسد یا خیر. توصیه‌نامه متوسط یا بد می‌تواند تاثیر منفی زیادی در پرونده پذیرش شما داشته باشد. به همین خاطر مهم است که تنها از استادهایی که برای شما توصیه‌نامه خوبی می‌نویسند درخواست کنید. توصیه کلی این است که به سراغ استادهایی نروید که نتوانسته‌اید نمره خوبی در درس‌هایشان بگیرید.

• هرگز نمونه آماده را عینا کپی نکنید. استادهایی که قرار است این نامه را بخوانند به راحتی متوجه خواهند شد که این متن را شما ننوشته‌اید. آنها همیشه با تعداد زیادی از این نامه‌ها سر و کار دارند.
• یک اشتباه در نوشتن توصیه‌نامه، طولانی نوشتن آن است. توصیه‌نامه معمولا بیشتر از یک صفحه نیست.
• توصیه‌نامه برای گرفتن پذیرش معمولا از استادان دانشگاه گرفته می‌شود. هر چه استاد سابقه کاری بیشتری با شما داشته باشد بهتر است، مثلا استاد راهنما بهتر از استادی است که تنها یک بار با او درس داشته اید.
• از بین استادان خود سعی کنید افرادی که از نظر رتبه علمی، از نظر سطح تحصیلات، و از نظر موقعیت در دانشگاه وضعیت بهتری دارند را انتخاب کنید، اما همان طور که قبلا اشاره شد، مطمئن شوید که استاد توصیه‌نامه خوبی برای شما خواهد نوشت.
• توصیه‌نامه خوب از استادی غیرمشهور، بسیار بهتر از یک توصیه‌نامه متوسط از استادی مشهور است.
• در موارد خاص می‌توانید از افرادی خارج از دانشگاه نیز توصیه‌نامه بگیرید، اما این گزینه را به عنوان گزینه آخر در نظر بگیرید و از افرادی که از نظر علمی شناخته شده باشند درخواست توصیه‌نامه کنید.