تماس گرفتن با استادها یکی از عوامل مؤثر در گرفتن پذیرش در مقاطع بالاتر از کارشناسی (Graduate Level) و همچنین دریافت بورس‌های تحصیلی (Fund) به خصوص RA: Research Assistantship است. معمولا نام استادها در وب‌سایت دانشکده‌ها وجود دارد و بسیاری از استادان دارای صفحات وب بر روی وب‌سایت دانشگاه هستند. برای تماس گرفتن با استاد‌ها به وب‌سایت‌هایشان مراجعه کنید. به استادهایی که زمینه کاریشان مورد علاقه شماست ایمیل بزنید و خلاصه‌ای از سوابق تحقیقاتی خود را در حد چند جمله بیان کنید و بپرسید که آیا موقعیت خالی برای گرفتن دانشجوی جدید دارند یا خیر. شانس شما در گرفتن پذیرش معمولا وقتی بیشتر می‌شود که شما تجربه انجام پروژه‌ای مرتبط با زمینه کاری استاد را داشته باشید.

علاوه بر وب‌سایت دانشگاه‌ها، شما از طریق موتورهای جستجو مثل Google یا Microsoft Academic Search نیز می‌توانید استادها را پیدا کنید. در بسیاری از مواقع موتورهای جستجو وب‌سایت استادهایی را می‌یابند که در جستجوی صفحه به صفحه وب‌سایت دانشگاه‌ها ممکن است به چشم نیایند. برای جستجو از کلید واژه‌های مربوط به رشته مورد علاقه‌تان استفاده کنید، مثلا genetic engineering و برای اینکه جستجو را به دانشگاه‌ها محدود کنید، از امکان advanced search سایت گوگل و قسمت مربوط به domain استفاده کنید. اگر در باکس مربوطه بنویسید edu. دامنه جستجو محدود به دانشگاه‌های با این پسوند domain خواهد شد. اغلب دانشگاه‌های امریکا از این پسوند در domain وب‌سایت‌هایشان استفاده می‌کنند. در این حالت در search bar این عبارت را می‌بینید: genetic engineering site:.edu. در مورد کشورهای دیگر هم می‌توانید جستجو را محدود به آن کشور کنید مثلا برای کانادا می‌توانید در قسمت domain عبارت ca. را وارد کنید.

این روش جستجو در اغلب مواقع نتایج مربوط به وب‌سایت‌های استادها را به شما خواهد داد. این روش به خصوص برای بین‌رشته‌ای‌ها مفید است، چون بعضا یک زمینه تحقیقاتی در دپارتمان‌های مختلف دنبال می‌شود و شما ممکن است وب‌سایت همه دپارتمان‌ها را چک نکرده باشید. در صورتی که از این روش جستجو استفاده می‌کنید، پیشنهاد می‌شود که نتایج جستجو را تا صفحات ۳۰-۴۰ دنبال کنید.

از آنجا که تعداد استادها زیاد است و تماس با آنها وقت زیادی می‌گیرد، بهتر است که با استادهایی که فاند دارند تماس بگیرید، اما یافتن این مساله ساده نیست. اگر دوستانی در دانشگاه مقصد دارید با دوستانتان تماس بگیرید و بپرسید که کدام یک از استادان فاند دارند. همچنین بعضی از استادها روی صفحات سایت خودشان می‌نویسند که به دنبال دانشجوی جدید هستند. تقریبا تمام استادانی که به دنبال دانشجوی جدید هستند فاند هم دارند. سعی کنید تمرکز خود را بر روی این استادها قرار دهید، اما اگر نتوانستید از داشتن فاند استاد اطلاع پیدا کنید، می‌توانید با استادها تماس بگیرید و ببینید که آیا مایل به گرفتن دانشجوی جدید هستند یا خیر. با پرسیدن این سوال استادها معمولا به شما خواهند گفت که آیا امکان دادن فاند به شما را دارند یا خیر.

در متن ایمیل‌هایی که می‌زنید، حتما از تجربیات تحقیقاتی خود که مرتبط با زمینه تحقیقاتی استاد است بنویسید. توصیه می‌شود که اگر وقت دارید نگاهی به مقالات اخیر استاد هم بیاندازید و در ایمیل بگوید که با چه قسمت‌هایی از کار آشنا هستید. در صورتی که ایده‌ای برای ادامه کار یا بهبود آن داشته باشید شانس گرفتن پذیرش شما بالاتر خواهد رفت، یا حتی اگر یک سوال خوب در مورد کار بپرسید، اما در مورد سوال کردن زیاده‌روی نکنید و سوال‌های متداول نپرسید.

اگر پذیرش گرفته‌اید، اما فاند ندارید و با استادها برای گرفتن فاند مکاتبه می‌کنید حتما در متن ایمیل بنویسید که پذیرش گرفته‌اید. ضمنا حتما رزومه‌تان را هم به ایمیل پیوست کنید.

در تماس با استادها این نکات را به خاطر داشته باشید:

• به استاد‌هایی که واقعا به زمینه کاریشان علاقمند هستید ایمیل بزنید و از فرستادن ایمیل به استادهایی که زمینه کاریشان هیچ ربطی به هم ندارد خودداری کنید. استادهای یک دانشکده با هم ارتباط دارند و ممکن است متوجه بشوند که شما به همه ایمیل زده‌اید و فقط هدفتان این است که به هر قیمتی که شده است پذیرش بگیرید.
• استادها در فصل پذیرش تعداد بسیار زیادی ایمیل از دانشجوها دریافت می‌کنند و معمولا فرصت کافی برای خواندن همه ایمیل‌ها را ندارند و حتی استاد‌هایی که به دنبال دانشجو هستند ترجیح می‌دهند بیشتر از یک دقیقه برای خواندن ایمیل شما وقت نگذارند. در نتیجه ایمیل را طوری بنویسید که استاد بتواند در کوتاه‌ترین زمان ممکن با تجربیات شما آشنا بشود.
• سعی کنید در subject ایمیل به طور صریح به موضوع کاری استاد اشاره کنید و تنها به گفتن این که به زمینه کاری استاد علاقمندید اکتفا نکنید. برای مثال فرض کنید که استاد مورد نظر در زمینه Operating Systems کار می‌کند. Interested in doing research on Operating Systems می‌تواند subject خوبی باشد. در حالی که Interested in your field of research یا PhD Student یا عناوین کلی‌ای مثل این‌ها، مناسب نیست. اگر subject ای که برای ایمیل خود انتخاب کرده‌اید را بدون تغییر می‌توانید به استادهای مختلف ارسال کنید، بدانید که احتمالا subject خوبی انتخاب نکرده‌اید.
• برای نوشتن ایمیل، از ساختارهای نگارش نامه رسمی استفاده کنید که شامل چهار بخش است: ۱. معرفی خود ۲. بیان علاقمندی و تجربیات ۳. بیان درخواست خود از استاد ۴. تشکر و قدردانی از استاد
• دریافت نکردن پاسخ از استادها امری کاملا طبیعی است. در صورت عدم دریافت پاسخ به هیچ وجه دلسرد نشوید و با پشت کار به مکاتبات خود ادامه دهید.

در اغلب دانشگاه‌ها دانشجویان حداقل شش ماه قبل از شروع سال تحصیلی جدید انتخاب شده‌اند. در نتیجه بازه زمانی ۶ الی ۱۲ ماه قبل از شروع سال تحصیلی جدید بهترین زمان مکاتبه با استادهاست، اما به طور قطع نمی‌توان گفت که چه زمانی در این بازه شش ماهه بهترین زمان است.

برخی معتقدند که اگر تماس با استادها را قبل از مهر ماه شروع کنید شانس این که استادها ایمیل شما را پاسخ دهند بیشتر است، چرا که ترافیک ایمیل‌ها در مهر و آبان بیشتر می‌شود.

آنچه که مسلم است، این است که برای گرفتن پذیرش، تماس با استادها بسیار مهم است و شما حتی اگر جوابی از استادها دریافت نکنید، شانس گرفتن پذیرش و فاند خود را با تماس گرفتن با استادها بالا خواهید برد.